Ein Arbeitsauftrag ist eine Aufgabe, die Ihr Team für einen Kunden erledigt – eine Reparatur, eine Installation, ein Serviceanruf. Er gehört zu einem Ihrer Servicemärkte und kann unter einem Kundenkonto eingereicht werden. Bei einem Auftrag an einem Standort ohne Konto kann er auch ohne Konto eingereicht werden.
Bevor Sie anfangen
Sie benötigen einen Markt, dessen Geschäftsfeld Service (siehe Wie man einen Markt schafft), und die Servicearbeit verwalten Sie haben das Recht, Arbeitsaufträge zu erstellen und zu ändern, ihre Rechnungen zu erstellen und Zahlungen zu erfassen.
Erheben eines Produktionsauftrags
- Open Märkte, wählen Sie die Registerkarte Ihres Service-Marktes und öffnen Sie Arbeitsaufträge.
- Click Neuer Arbeitsauftrag. Der Markt ist bereits für Sie ausgewählt.
- Geben Sie dem Job eine kurze Zusammenfassung (Dies ist, was die Liste zeigt), und fügen Sie eine Beschreibung, Handel, Priorität, das Kundenkonto, wenn es eines gibt, und die Service-Adresse.
- Click Erstellen. Der Produktionsauftrag erhält eine eigene Nummer, z.B WO-00012, und beginnt als Neu.
Sie können einen Arbeitsauftrag auch von der Kontoseite eines Kunden aus starten: Öffnen Sie das Konto, gehen Sie zu Orders, und wählen Sie Neu Das Konto wird für Sie ausgefüllt, wenn Sie sich anmelden.
Einen Techniker entsenden
Ein Besuch ist eine Fahrt zur Baustelle, jeder Arbeitsauftrag beginnt mit einem Besuch.
- Öffnen Sie den Produktionsauftrag und klicken Sie Dispatch Technician (oder öffnen Sie die Besuche u. Zeit Klicken Sie auf die Kalendermarkierung auf einem Besuch).
- Click Wählen Sie einen Techniker Und wählen Sie das Teammitglied, das gehen wird.
- Eingestellt, wenn sie Arrive und Finish, und fügen Sie alle Notizen zum Besuch — Gate-Codes, Parkplätze, was Sie mitbringen müssen.
- Click Besuch speichern. Die Zuweisung eines Technikers zu einem neuen Arbeitsauftrag markiert diesen Assigned.
Sie benötigen eine Hin- und Rückfahrt? Besuch hinzufügen Auf der Karte Besuche u. Zeit Ein Besuch kann auch mit einer Markierung gekennzeichnet werden Auf dem Weg, Kein Zugriff oder Cancelled Aus demselben Fenster.
Die Arbeit erledigen
- Die Arbeit beginnen Verschiebt den Job nach In Bearbeitung. Put On Hold Pausiert es (wartet auf einen Teil, sagen wir) und Arbeit wieder aufnehmen Nimmt es wieder auf.
- Auf der Karte Besuche u. Zeit Tab der Techniker klickt Clock In bei der Ankunft und Clock Out Die Zeit dazwischen summiert sich als 24 Stunden Zeit der Teilnahme.
- Zeichnen Sie auf, was auf dem Labor Registerkarte und was auf dem Parts Die Summen werden aus diesen Zeilen für Sie berechnet.
- Bringen Sie einen Subunternehmer oder Lieferanten auf die Anbieter Registerkarte, und halten Sie ein laufendes Protokoll auf der Anmerkungen Jede Notiz zeigt an, wer sie geschrieben hat.
Beenden Sie die Arbeit
- Auf der Karte Sign-Off Registerkarte, schreiben Sie auf, was getan wurde und ticken Sie Zufriedenstellend abgeschlossen Wenn der Kunde die Arbeit akzeptiert hat, dann speichern.
- Click Komplett markieren. Der Arbeitsauftrag ist nun Abgeschlossen Und bereit zu berechnen.
Arbeitsauftrag stornieren Diese Funktion ist verfügbar, bis der Auftrag abgeschlossen ist.
Erstellen Sie die Rechnung
- Öffnen Sie den fertigen Produktionsauftrag und klicken Sie auf Rechnung erstellen.
- Überprüfen Sie, was in Rechnung gestellt wird: der Kunde, wie viele Arbeitszeilen und Teile und die Gesamtsumme. Klicken Rechnung erstellen Klicken Sie erneut zu bestätigen.
- Die Rechnung wird aus den Arbeiten und Teilen auf dem Produktionsauftrag erstellt und erhält eine eigene Nummer, z.B INV-2026-0007. Der Produktionsauftrag wird verschoben Invoiced, und die Rechnung erscheint auf dem Rechnung Tab und daneben Rechnung In der Zusammenfassung oben.
Gut zu wissen:
- Es wird nichts an den Kunden gesendet. Auf der Karte Rechnung Tab, klicken PDF anzeigen » Öffnen Sie die Rechnung, drucken Sie sie aus, laden Sie sie herunter oder senden Sie sie selbst.
- Ein Arbeitsauftrag ohne Arbeitsleistung oder Teile kann nicht in Rechnung gestellt werden.Fügen Sie hinzu, was Sie auf der Labor und Parts Öffnen Sie zuerst Tabs.
- Steuern werden nicht hinzugefügt. Produktionsaufträge erfassen keine Steuern. Die Rechnung zeigt die Arbeit und die Teile genau so an, wie sie eingegeben wurden.
- Pressen Rechnung erstellen Der zweite Druck zeigt die bereits erstellte Rechnung an, der dritte Druck zeigt die bereits erstellte Rechnung.
- Rechnungen werden jeweils für einen Arbeitsauftrag erstellt, so dass Invoiced Wird nicht angeboten, wenn Sie mehrere Produktionsaufträge gleichzeitig aus der Liste ändern.
Eine Zahlung aufzeichnen
- Auf der Karte Rechnung Tab, klicken Zahlung aufzeichnen.
- Geben Sie die Betrag, der empfangen wurde (es beginnt mit dem fälligen Saldo), die Datum des Empfangs, wie es bezahlt wurde (Check, Banküberweisung (ACH), Banküberweisung, Karte, Cash oder Sonstige) und, falls vorhanden, eine Referenz Wie z.B. die Schecknummer.
- Click Zahlung aufzeichnen.
Eine Teilzahlung zeigt die Rechnung als Teilweise bezahlt Wenn nichts mehr zu bezahlen ist, zeigt die Rechnung den Restbetrag an Bezahlt. Jede Zahlung ist unter Zahlungen Sie können nicht mehr als den fälligen Betrag aufzeichnen.
Ändern Sie den Kunden oder die Details
- Klicken Sie in der Zusammenfassung oben auf das Tauschzeichen neben Kunde um den Produktionsauftrag unter einem anderen Konto abzulegen oder von einem Konto zu entfernen.
- Click Details bearbeiten Ändern Sie die Zusammenfassung, Beschreibung, Handels-, Prioritäts- oder Serviceadresse.
Was Sie sehen werden
Die Liste Arbeitsaufträge zeigt die Nummer, den Kunden, den Techniker, den nächsten Besuch, den Status und die Gesamtsumme jedes Auftrags an, mit einer Anzahl für jeden Status am unteren Rand. Jeder Arbeitsauftrag hat eine Nummer, einschließlich derer, die vor dem Hinzufügen von Nummern erstellt wurden. Klicken Sie auf eine Statusanzahl, um nur diese Aufträge anzuzeigen. Arbeitsaufträge, die vor der Erfassung von Märkten erstellt wurden, werden auf der Registerkarte jedes Servicemarkts angezeigt.