Freigabeeinstellungen für Administratoren

Mit diesen Einstellungen wird festgelegt, wie alle Benutzer in Ihrer Organisation Dokumente als Links freigeben Einstellungen, dann Dokumentenmanagement und -verwaltung, auf der Sharing Sie benötigen die Registerkarte Verwalten von Richtlinien für die Dokumentfreigabe Erlaubnis, sie zu ändern.

Im Folgenden wird jede dieser Funktionen erläutert: Was sie tun, was Ein und Aus bedeuten und ein Beispiel.

Jedem mit dem Link erlauben

• Was es tut: Mit Google Docs können Benutzer Dokumente mit Links teilen, die für alle Benutzer öffnen, ohne sich anmelden zu müssen.
• Ein (Standard): Mitglieder können wählen Jeder mit dem Link oder Verifizierter Empfänger für jedes doc.
• Aus: Jeder Link ist Verifizierter Empfänger. Der Leser muss sich mit der Adresse anmelden, an die er gesendet wurde.
• Beispiel: Eine Firma, die immer nur private Kundendateien sendet, schaltet dies aus, so dass niemand versehentlich eine Aussage über einen offenen Link senden kann.

Standard-Link-Typ

• Was es tut: Diese Option entscheidet, welche Art von Link für ein neues Dokument im Kompositor ausgewählt wird, die Mitglieder können ihn jedoch für jedes Dokument ändern.
• Verifizierte Empfänger (Standard): Die sichere Wahl ist einsatzbereit.
• Jeder mit dem Link: Die Schnellwahl ist einsatzbereit.
• Beispiel: Ein Marketing-Team, das hauptsächlich Broschüren versendet, setzt die Standardeinstellung auf Jeder mit dem Link, um jedem einen Klick zu ersparen.

Default Expiry

• Was es tut: Die Dauer, für die ein neuer Link funktioniert, bevor er von selbst beendet wird, ist im Verfasser vorausgewählt; Mitglieder können ihn weiterhin ändern. Es gibt einen für Links für alle (30 Tage zu Beginn) und einen für verifizierte Links (abläuft niemals zu Beginn).
• Wahlmöglichkeiten: 1 Stunde, 1 Tag, 7 Tage, 30 Tage, 90 Tage, 1 Jahr oder nie abläuft.
• Beispiel: Die Einstellung von Anyone Links auf 7 Tage bedeutet, dass ein vergessener Link zu einer Preisliste nach einer Woche nicht mehr funktioniert.

Allow Läuft nie ab

• Was es tut: Mit Anyone können Mitglieder Anyone-Links erstellen, die niemals aufhören zu funktionieren.
• Ein (Standard): Läuft nie ab ist eine der Wahlen.
• Aus: Alle Links müssen ein Enddatum haben. Mitglieder sehen "Ihre Organisation erfordert, dass diese Links ablaufen."
• Beispiel: Ein Unternehmen mit der Regel, dass nichts im Internet länger als ein Jahr geöffnet bleibt, schaltet dies aus.

Sagen Sie den Lesern, dass ihre Ansichten gesehen werden

• Was es tut: Zeigt eine kurze Zeile unten auf der Seite des freigegebenen Dokuments an: "[Ihre Organisation] kann sehen, wann dieses Dokument angezeigt wird."
• Ein (Standard): Den Lesern wird offen erzählt.
• Aus: Die Zeile ist ausgeblendet. Ansichten werden in beiden Fällen weiterhin aufgezeichnet.
• Beispiel: Die meisten Organisationen lassen dies eingeschaltet; es baut Vertrauen auf und ist die Norm für Geschäftsdokumente.

Download standardmäßig zulassen

• Was es tut: ob Herunterladen zulassen Mitglieder können diese Einstellung für jedes einzelne Dokument ändern, indem sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten" klicken.
• Ein (Standard): Leser können eine Kopie herunterladen.
• Aus: Leser können nur im Browser lesen, es sei denn, das Mitglied schaltet Downloads ein.
• Beispiel: Eine Organisation, die Entwürfe freigibt, die nicht kopiert werden sollen, deaktiviert diese Option.

Wasserzeichen standardmäßig

• Was es tut: Druckt die E-Mail-Adresse des Lesers und die Uhrzeit schwach über jede Seite.
• Aus (Standard): Auf sauberen Seiten.
• An: Jede Seite zeigt, für wen sie geöffnet wurde, was das Weitergeben von Screenshots verhindert.
• Beispiel: Ein Team, das vertrauliche Preise teilt, schaltet dies ein, damit jede durchgesickerte Kopie zeigt, von wem sie stammt.

Eine ehrliche Anmerkung: Das Ausschalten von Download und Druck und das Hinzufügen eines Wasserzeichens machen das Kopieren schwieriger und rückverfolgbar, aber nicht unmöglich.

Kommentare von außen zulassen

• Was es tut: Personen außerhalb Ihrer Organisation können Kommentare hinterlassen, wenn ein Dokument für sie freigegeben wird Kommentieren.
• Ein (Standard): Nur registrierte Leser können kommentieren.
• Aus: Externe Leser können nur lesen.

Erinnerung nach

• Was es tut: Wie viele Stunden Kamo wartet, bevor es Ihnen vorschlägt, jemanden zu erinnern, der Ihr Dokument nicht geöffnet hat ("Seit 48 Stunden nicht geöffnet.
• 48 Stunden (Standard). Wählen Sie eine kürzere Zeit für dringende Arbeit, länger für langsame Deals.

Wer kann außerhalb teilen und machen Anyone Links

Zwei Berechtigungen, die für Rollen unter Sicherheitseinstellungen festgelegt sind, entscheiden darüber, wer überhaupt freigeben darf:

• Freigeben von Dokumenten außerhalb der Organisation Sie müssen ein Dokument für Personen außerhalb Ihrer Organisation freigeben.
• Teilen Sie Dokumente mit jedem, der den Link hat — benötigt, um zu machen Jeder mit dem Link links.

Mitglieder, die Dokumente erstellen können, verfügen von Anfang an über beide Funktionen.Entfernen Sie sie aus einer Rolle, um sie auf verifizierte Links oder nur auf Mitglieder innerhalb Ihrer Organisation zu beschränken.