Passation des marchés est la façon dont votre entreprise achète les produits dont elle a besoin (fournitures, pièces, équipements, services) auprès des entreprises qui vous les vendent (votre FournisseursKamo conserve chaque achat en un seul endroit, de "nous avons besoin de ceci" à "il est arrivé".
Vous le trouverez dans Commerce, sur l'onglet de tout marché dont le secteur d'activité est Passation des marchés. La liste a trois vues: Demandes d'achat, Commandes de fournisseurs et Fournisseurs.
Les étapes d'un achat
- Quelqu’un demande. Un membre de l'équipe soulève un Demande d'achat: quel fournisseur, ce qui est nécessaire et à peu près ce que cela coûte.
- Quelqu’un approuve. Toutes les personnes qui peuvent approuver les achats reçoivent une notification Approuver ou Rejeter La personne qui a posé la question est informée de l'une ou l'autre façon.
- L'ordre sort. Une demande approuvée devient une Vendeur de commande. Envoyez-le au vendeur comme vous le faites normalement (courriel, téléphone, site Web), puis appuyez sur Marquer comme envoyé.
- Les choses arrivent. Lorsqu'une livraison arrive, appuyez sur Livraison d'enregistrement Les livraisons peuvent être effectuées en plusieurs fois ; la commande indique ce qui est arrivé et ce qui est encore à venir.
- Tu as fini. Lorsque tout est arrivé — ou que vous n'attendez pas le reste — appuyez sur Fermer la commande.
Soulever une demande d'achat
- Ouvrez l'onglet du marché Approvisionnement et choisissez Nouvelle demande d'achat.
- Choisissez la couleur Fournisseur. S'ils ne figurent pas encore dans la liste, appuyez sur Nouveau fournisseur Et les ajouter là-bas.
- Ajouter un commentaire ligne Pour chaque chose que vous achetez: ce que c'est, combien, et ce que chacun d'eux coûte.Le total s'additionne.
- Vous achetez quelque chose qui ne se décompose pas en éléments, comme une réparation ? Montant estimatif à la place.
- Utilisation Notes : pour tout ce que l'approbateur ou le fournisseur devrait savoir, comme une date de livraison.
- Votre compte client Si l'achat est pour le travail d'un client, choisissez son compte et il apparaîtra sur le compte de ce client Commandes Laissez-le vide pour les choses dont votre propre entreprise a besoin.
- Presse Envoyer pour approbation.
Jusqu'à ce qu'il soit approuvé ou rejeté, vous pouvez toujours Changement la demande, ou Retirer Supprimez-le s'il n'est plus nécessaire.
Approbation ou rejet
Vous avez besoin du Approuver les demandes d'achat Ouvrez la demande depuis la notification ou depuis la liste (elle apparaît comme En attente d'approbation), vérifiez les lignes et le total, puis:
- Approuver — crée immédiatement la commande du fournisseur.
- Rejeter — ferme la demande. Vous devez donner une raison; la personne qui a posé la question la voit.
Changer d'avis sur une commande
- Annuler la commande Dites au vendeur que vous n'en avez plus besoin, puis annulez-le ici avec une courte explication de la raison pour laquelle vous n'en avez plus besoin.
- Une fois que certains articles sont arrivés, utilisez Fermer la commande Au lieu de cela: il garde un registre de ce qui est arrivé.
Fournisseurs
The Fournisseurs L'affichage liste les entreprises auprès desquelles vous achetez, avec leur personne de contact, leur adresse électronique et leur numéro de téléphone (cliquez sur l'une ou l'autre pour les appeler, leur envoyer un SMS ou un courriel).
Un fournisseur que vous n'utilisez plus peut être DésactivéIl disparaît du sélecteur de fournisseur mais reste sur chaque demande et commande passée, et vous pouvez Activer Les fournisseurs ne sont jamais supprimés, de sorte que votre historique d'achat reste toujours complet.
Marchés
Chaque demande et commande appartient à un marché, choisi au moment où la demande est soulevée (ou prise auprès du fournisseur). L'onglet de chaque marché affiche ses propres achats.Les demandes faites avant l'enregistrement des marchés apparaissent dans chaque marché d'approvisionnement avec Pas de marché; en ouvrir un et l'utiliser Marché › Choisir un marché Pour le déposer.
Qui peut faire quoi
- Créer des demandes d'achat — soulever, modifier et retirer des demandes; envoyer, recevoir, fermer et annuler des commandes de fournisseurs; gérer les fournisseurs.
- Approuver les demandes d'achat — approuver ou rejeter les demandes.
Votre administrateur les définit dans vos paramètres de sécurité.