إعدادات التشارك للمديرين

تحدد هذه الإعدادات كيفية مشاركة كل شخص في منظمتك للمستندات كروابط الإعداداتإذاً إدارة الوثائق)بشأن التقاسم أنت بحاجة إلى إدارة سياسة تقاسم المستندات الإذن بتغييرها.

ويرد أدناه شرح لكل منها: ما الذي تفعله، وماذا تعني كلمة " on " وكلمة " off " ، ومثال على ذلك.

السماح لأي شخص بالوصلة

• ماذا تفعل: يسمح للناس بتقاسم المستندات مع روابط تفتح لأي شخص لديها، دون التسجيل.
• على (افتراضي): يمكن أن يختار الأعضاء أي شخص لديه الرابط أو المستفيدون المتحقق منهم لكل وثيقة.
• معطل: كل حلقة هي المستفيدون المتحقق منهم- يجب على القارئ أن يوقع بالعنوان الذي أرسلت إليه الرسالة.
• مثال: شركة لا ترسل سوى ملفات العملاء الخاصين تقوم بإطفاء هذا، حتى لا يستطيع أحد إرسال بيان على رابط مفتوح عن طريق الخطأ.

نوع الوصلة الافتراضي

• ماذا تفعل: يقرر نوع الرابط الذي يتم اختياره لمستند جديد في المكون. الأعضاء ما زالوا يستطيعون تغييره لكل مستند.
• المتلقون المتحققون (الافتراضي): الخيار الآمن جاهز للذهاب
• أي شخص لديه الرابط: الخيار السريع جاهز للذهاب
• مثال: فريق التسويق الذي يرسل الكتيبات في الغالب يضع الخيار الافتراضي لأي شخص لديه الرابط لإنقاذ الجميع بنقرة واحدة.

انتهاء الصلاحية الافتراضي

• ماذا تفعل: مدة عمل الرابط الجديد قبل أن يتوقف من تلقاء نفسه. إنه مُختار مسبقاً في المكون؛ ولا يزال بإمكان الأعضاء تغييره. هناك رابط لأي شخص (30 يوماً للبدء) وآخر للروابط المتحقق منها (لا تنتهي صلاحيته أبداً للبدء).
• الخيارات: ساعة واحدة، يوم واحد، 7 أيام، 30 يوما، 90 يوما، سنة واحدة أو لا تنتهي أبدا.
• مثال: وضع رابط أي شخص إلى 7 أيام يعني أن الرابط المنسى إلى قائمة الأسعار يتوقف عن العمل بعد أسبوع.

السماح لا ينتهي أبدا

• ماذا تفعل: يسمح للأعضاء بإنشاء روابط "أي شخص" لا تتوقف أبداً عن العمل.
• على (افتراضي): لا ينتهي أبدا هو واحد من الخيارات.
• معطل: يجب أن يكون لأي وصلة تاريخ انتهاء. الأعضاء يرون "منظمتك تتطلب أن تنتهي صلاحية هذه الوصلات"
• مثال: شركة لديها قاعدة أن لا شيء مفتوح على الانترنت يدوم أكثر من سنة تطفئ هذا.

أخبروا القراء أن وجهات نظرهم تُنظَر

• ماذا تفعل: يظهر سطراً قصيراً في أسفل صفحة المستند المشترك: "يمكن لـ [منظمتكم] أن ترى متى تم النظر في هذه الوثيقة."
• على (افتراضي): يوصى بها.
• معطل: الخط مخفي، لا تزال الآراء مسجلة بأي حال من الأحوال.
• مثال: معظم المنظمات تترك هذا مفتوحاً، إنه يبني الثقة وهو المعيار في وثائق الأعمال.

السماح بالتنزيل تلقائياً

• ماذا تفعل: ما إذا السماح بالتنزيل يبدأ تشغيله للروابط الجديدة. لا يزال بإمكان الأعضاء تغييره لكل مستند.
• على (افتراضي): يمكن للقراء تحميل نسخة منها.
• معطل: لا يستطيع القراء سوى القراءة في المتصفح ما لم يقوم العضو بتشغيل التنزيلات.
• مثال: منظمة تشارك مسودة لا تريد أن يتم نسخها تقوم بإطفاء هذا.

العلامة المائية الافتراضية

• ماذا تفعل: تطبع عنوان البريد الإلكتروني للقارئ والوقت بوضوح على كل صفحة.
• معطل (افتراضي): صفحات نظيفة
• على: كل صفحة تظهر من تم فتحها من أجله، مما يثني عن نقل لقطات الشاشة.
• مثال: فريق يشارك في التسعير السري يقوم بتشغيل هذا لذا أي نسخة متسربة تظهر من أتى بها

ملاحظة صادقة: لا يمكن لأي إعداد أن يمنع شخصاً من تصوير شاشة جهازه، وإغلاق التنزيل والطباعة، وإضافة علامة مائية، يجعل النسخ أكثر صعوبة وأكثر قابلية للتتبع، وليس مستحيلاً.

السماح بالتعليقات من الخارج

• ماذا تفعل: يسمح للأشخاص من خارج منظمتكم بإبداء تعليقات عندما يتم تقاسم مستند معهم التعليق.
• على (افتراضي): يمكن للقراء الخارجيين التعليق.
• معطل: القارئ الخارجي يستطيع القراءة فقط

تذكير بعد

• ماذا تفعل: كم عدد الساعات التي تنتظرها Kamo قبل أن تقترح عليك تذكير شخص لم يفتح مستندك ("لم يفتح في 48 ساعة. تذكيرهم؟").
• 48 ساعة (الافتراض). إختار وقتاً أقصر للعمل العاجل، وأطول للصفقات البطيئة.

من يستطيع تقاسم الخارج وجعل أي شخص وصلات

يحدد إذنان، محددان على الأدوار تحت إعدادات الأمن، من يمكنه المشاركة على الإطلاق:

• تقاسم الوثائق خارج المنظمة - الحاجة إلى تقاسم وثيقة مع أي شخص خارج منظمتك.
• تقاسم المستندات مع أي شخص لديه الرابط - الحاجة إلى اتخاذ أي شخص لديه الرابط إلى اليسار

الأعضاء الذين يستطيعون إنشاء المستندات لديهم كلاهما من البداية. أبعدهم عن دور لتقييده على الروابط المتحقق منها، أو داخل منظمتك فقط.