Una orden de trabajo es un trabajo que tu equipo realiza para un cliente (una reparación, una instalación, una llamada de servicio), pertenece a uno de tus mercados de servicio y se puede archivar bajo una cuenta de cliente o, para un trabajo en un sitio sin cuenta, se puede dejar sin una.
Antes de empezar
Necesitas un mercado cuya línea de negocio sea Servicios (véase Cómo crear un mercado), y el Gestionar el trabajo de servicio El usuario tiene derecho a crear y modificar órdenes de trabajo, crear sus facturas y registrar los pagos.
Crear una orden de trabajo
- Abierto Mercados, seleccione la pestaña de su mercado de servicios y abra Órdenes de trabajo.
- Click Nueva orden de trabajo. El mercado ya está elegido para usted.
- Darle al trabajo un corto Resumen (esto es lo que muestra la lista), y añadir una descripción, comercio, prioridad, la cuenta del cliente si hay uno, y la dirección del servicio.
- Click Crear. La orden de trabajo obtiene su propio número, como WO-00012, y comienza como Nuevo.
También puede iniciar una orden de trabajo desde la página de la cuenta de un cliente: abra la cuenta, vaya a Órdenes, y elija Nuevo Para su mercado de Servicios. La cuenta se rellena por usted.
Enviar un técnico
Una visita es un viaje al sitio, cada orden de trabajo comienza con una visita.
- Abra la orden de trabajo y haga clic en Dispatch Technician (o abra el Visitas & tiempo Haga clic en la pestaña y haga clic en la marca de calendario en una visita).
- Click Elige a un técnico y escoge al miembro del equipo que irá.
- Establecer cuando ellos Arrive y Finish, y añadir cualquier Notas de visita — códigos de puerta, estacionamiento, qué traer.
- Click Guardar la visita. Asignación de un técnico a una nueva orden de trabajo Asignado.
¿Necesitas un viaje de ida y vuelta? Añadir una visita sobre el Visitas & tiempo Una visita también puede ser marcada en la pestaña En el camino, No hay acceso o Cancelado desde la misma ventana.
Hacer el trabajo
- Comience a trabajar Mueve el trabajo a En proceso de construcción. Poner en espera lo pone en pausa (esperando en una parte, digamos) y Reanudar el trabajo Lo recoge de nuevo.
- Sobre el tema Visitas & tiempo Tab el técnico hace clics El reloj en a la llegada y Clock Out El tiempo que pasa entre ambos se suma como Tiempo de asistencia.
- Registre lo que se hizo en el Trabajo La pestaña y lo que estaba montado en el Partes Los totales se calculan para usted a partir de esas líneas.
- Traer a un subcontratista o proveedor en el Proveedores Haga clic en la pestaña, y mantenga un registro en ejecución Notas Cada nota muestra quién la escribió.
Terminar el trabajo
- Sobre el tema Sign-Off Tab, escriba lo que se hizo y marque Completado satisfactoriamente Cuando el cliente haya aceptado el trabajo, guarde.
- Click Marcar como completado. La orden de trabajo es ahora Completado Y listo para facturar.
Cancelar orden de trabajo Está disponible hasta que se complete el trabajo.
Crear la factura
- Abra la orden de trabajo completada y haga clic en Crear una factura.
- Compruebe lo que se facturará: el cliente, cuántas líneas de mano de obra y piezas, y el total Crear una factura Pulse de nuevo para confirmar.
- La factura se crea a partir de la mano de obra y las piezas en la orden de trabajo y obtiene su propio número, como INV-2026-0007. La orden de trabajo se mueve a Facturado, y la factura aparece en el Factura Tab y al lado Factura En el resumen en la parte superior.
Es bueno saber:
- No se envía nada al cliente. Sobre el tema Factura pestaña, haga clic Ver el PDF Para abrir la factura, luego imprimirla, descargarla o enviarla usted mismo.
- Una orden de trabajo sin mano de obra o piezas no puede ser facturada.Añada lo que está cobrando en la factura Trabajo y Partes Las pestañas primero.
- Las órdenes de trabajo no registran los impuestos, por lo que la factura muestra la mano de obra y las piezas exactamente como se ingresaron.
- Prensado Crear una factura La segunda pulsación muestra la factura que ya se ha hecho.
- Las facturas se hacen una orden de trabajo a la vez, por lo que Facturado No se ofrece cuando se cambian varias órdenes de trabajo a la vez desde la lista.
Registrar un pago
- Sobre el tema Factura pestaña, haga clic Pago de registro.
- Ingrese el código: Cantidad recibida (comienza en el saldo adeudado), el Fecha de recepción, cómo se pagó (Cheque, Transferencia bancaria (ACH), Transferencia bancaria, Card, Efectivo o Otros) y, en su caso, un Referencia Tal como el número de cheque.
- Click Pago de registro.
Un pago parcial muestra la factura como Parcialmente pagado Cuando no queda nada por pagar, la factura muestra el saldo pendiente de pago Paid. Cada pago se enumera bajo Pagos No puede registrar más de lo que le corresponde por el saldo adeudado.
Cambiar el cliente o los detalles
- En el resumen en la parte superior, haga clic en la marca de intercambio junto a Cliente para archivar la orden de trabajo bajo otra cuenta, o para quitarla de una cuenta.
- Click Detalles de edición para cambiar el resumen, la descripción, el comercio, la prioridad o la dirección de servicio.
Lo que verás
La lista de órdenes de trabajo muestra el número de cada trabajo, cliente, técnico, próxima visita, estado y total, con un recuento para cada estado en la parte inferior. Cada orden de trabajo tiene un número, incluyendo las que se generaron antes de que se agregaran los números. Haga clic en un recuento de estado para mostrar solo esos trabajos. Las órdenes de trabajo realizadas antes de que se registraran los mercados aparecen en la pestaña de cada mercado de Servicio.