Contratação pública é como sua empresa compra as coisas que precisa — suprimentos, peças, equipamentos, serviços — das empresas que os vendem para você (seu fornecedoresKamo mantém todas as compras em um só lugar, desde "precisamos disso" até "chegou".
Você o encontrará em Comércio, na guia de qualquer mercado cuja linha de negócio é Contratação pública. A lista tem três visualizações: Pedidos de compra, Encomendas do fornecedor e Fornecedores.
Os passos de uma compra
- Alguém pergunta. Um membro da equipe levanta um Pedido de compra: qual fornecedor, o que é necessário e aproximadamente quanto custa.
- Alguém aprova. Todas as pessoas que podem aprovar compras recebem uma notificação Aprovar ou Rejeitar A pessoa que perguntou é informada de qualquer maneira.
- A ordem sai. Um pedido aprovado torna-se um fornecedor de ordem. Envie-o para o fornecedor como você normalmente faz (e-mail, telefone, seu site), em seguida, pressione Marcar como Enviado.
- As coisas chegam. Quando chegar uma entrega, pressione Entrega de registro As entregas podem vir em várias partes; a ordem mostra o que chegou e o que ainda está por vir; a ordem mostra o que já chegou e o que ainda está por vir.
- Tu terminas. Quando tudo tiver chegado — ou você não estiver esperando o resto — pressione Fechar a ordem.
Levantando um pedido de compra
- Abra a aba do Mercado de Compras e escolha Novo pedido de compra.
- Escolha a cor Fornecedor. Se ainda não estiverem na lista, prima Novo fornecedor e adicioná-los lá mesmo.
- Adicionar um comentário linha para cada coisa que você está comprando: o que é, quantos, e o que cada um custa.O total se soma.
- Comprando algo que não se quebra em itens, como um reparo?Deixe as linhas em branco e digite um Montante estimado em vez disso.
- Uso Notas para qualquer coisa que o aprovador ou fornecedor deva saber, como uma data de entrega.
- Conta do cliente Se a compra for para o trabalho de um cliente, escolha a conta dele e ela será exibida na conta desse cliente Ordens Deixe-o em branco para as coisas que seu próprio negócio precisa.
- Impressão Enviar para Aprovação.
Até que seja aprovado ou rejeitado, você ainda pode Mudar o pedido, ou Retirar se não for mais necessário.
Aprovando ou rejeitando
Você precisa do Aprovar pedidos de compra Abra a solicitação a partir da notificação ou da lista (mostra-se como Aguardando Aprovação), verifique as linhas e o total, em seguida:
- Aprovar — cria a ordem do fornecedor imediatamente.
- Rejeitar — fecha a solicitação. Você deve dar um motivo; a pessoa que fez a solicitação o vê.
Mudando de ideia sobre um pedido
- Cancelar a ordem Diga ao fornecedor que você não precisa mais dele, então cancele-o aqui com um breve motivo, e você receberá um e-mail de confirmação.
- Uma vez que alguns itens chegaram, use Fechar a ordem em vez disso: ele mantém um registro do que chegou.
Fornecedores
O Fornecedores A visualização lista as empresas das quais você compra, com sua pessoa de contato, e-mail e telefone (clique em qualquer um deles para ligar, enviar um texto ou e-mail para eles).
Um fornecedor que você não usa mais pode ser Desativado. Ele desaparece do seletor de fornecedor, mas permanece em cada pedido e pedido passado, e você pode Ativar Os fornecedores nunca são excluídos, portanto, seu histórico de compras sempre permanece completo.
Mercados
Cada pedido e pedido pertence a um mercado, escolhido quando o pedido é levantado (ou tomado do fornecedor). A guia de cada mercado mostra suas próprias compras Não há mercado; abrir um e usar Mercado › Escolha o mercado para arquivá-lo.
Quem pode fazer o quê
- Criar pedidos de compra — levantar, alterar e retirar pedidos; enviar, receber, fechar e cancelar pedidos de fornecedores; gerenciar fornecedores.
- Aprovar pedidos de compra — aprovar ou rejeitar os pedidos.
Seu administrador define isso em suas configurações de segurança.