Un bon de travail est un travail que votre équipe effectue pour un client (une réparation, une installation, un appel de service). Il appartient à l'un de vos marchés de service. Il peut être classé sous un compte client ou, pour un travail sur un site sans compte, sans compte.
Avant de commencer
Vous avez besoin d'un marché dont le métier est Service (voir Comment créer un marché), et le Gérer les travaux de service Les utilisateurs ont le droit de créer et de modifier des bons de travail, créer leurs factures et enregistrer les paiements.
Soulever un ordre de travail
- Ouvrir Marchés, choisissez l'onglet de votre marché de services, et ouvrez Ordres de travail.
- Cliquez Nouveau bon de travail. Le marché est choisi pour vous.
- Donnez au travail un court Résumé (c'est ce que la liste montre), et ajoutez une description, le commerce, la priorité, le compte client s'il y en a un, et l'adresse du service.
- Cliquez Créer. Le bon de travail reçoit son propre numéro, tel que WO-00012, et commence par Nouveau.
Vous pouvez également démarrer un bon de travail à partir de la page du compte d'un client: ouvrez le compte, allez à Commandes, et choisissez Nouveau Le compte est rempli pour vous, vous n'avez qu'à cliquer sur le bouton "Enregistrer".
Envoyer un technicien
Une visite est un déplacement sur le site, chaque ordre de travail commence par une visite.
- Ouvrez le bon de travail et cliquez sur Dispatch Technician (ou ouvrir le Visites & temps Cliquez sur l'onglet et cliquez sur la marque de calendrier sur une visite).
- Cliquez Choisir un technicien Et choisissez le membre de l'équipe qui ira.
- Définir quand ils Arrivée et Finish, et ajouter tout Notes de visite — les codes de porte, le stationnement, ce qu’il faut apporter.
- Cliquez Enregistrer la visite. L'affectation d'un technicien à un nouveau bon de travail le marque Affecté.
Besoin d'un aller-retour ? Cliquez Ajouter une visite sur le Visites & temps Une visite peut également être marquée par un onglet En Route, Pas d'accès ou Annulé Dans la même fenêtre.
Faire le travail
- Commencer à travailler Déplace la tâche vers En cours de construction. Mettre en attente Le met en pause (en attendant une partie, disons) et Reprendre le travail Il le reprend.
- Sur le site Visites & temps Tab le technicien clique Clock In à l'arrivée et Horloge hors service Le temps qui s'écoule entre les deux s'ajoute comme Temps de présence.
- Enregistrez ce qui a été fait sur le Travail L'onglet et ce qui a été monté sur le Pièces détachées Les totaux sont calculés pour vous à partir de ces lignes.
- Apporter un sous-traitant ou un fournisseur sur le Fournisseurs Et gardez un journal d'exécution sur le Notes : Chaque note indique qui l'a écrite.
Terminer le travail
- Sur le site Sign-Off Notez ce qui a été fait et cochez Achevé de manière satisfaisante Lorsque le client a accepté le travail, puis enregistrer.
- Cliquez Marquer comme terminé. L'ordre de travail est maintenant Achevée Et prêt à facturer.
Annuler un ordre de travail Cette option est disponible jusqu'à ce que la tâche soit terminée.
Créer la facture
- Ouvrez le bon de travail terminé et cliquez sur Créer une facture.
- Vérifiez ce qui sera facturé: le client, le nombre de lignes de travail et de pièces, et le total Créer une facture Cliquez de nouveau pour confirmer.
- La facture est créée à partir de la main-d'œuvre et des pièces sur le bon de travail et obtient son propre numéro, tel que INV-2026-0007. L'ordre de travail se déplace vers Facturé, et la facture apparaît sur le Facture Tab et à côté Facture Dans le résumé en haut.
Bon à savoir:
- Rien n'est envoyé au client. Sur le site Facture tab, click Voir le PDF Pour ouvrir la facture, puis l'imprimer, la télécharger ou l'envoyer vous-même.
- Un ordre de travail sans main-d'œuvre ni pièces ne peut pas être facturé.Ajouter ce que vous facturez sur le Travail et Pièces détachées Les onglets d'abord.
- Les bons de travail n'enregistrent pas les taxes, de sorte que la facture affiche la main-d'œuvre et les pièces exactement telles qu'elles ont été saisies.
- Pressing Créer une facture La deuxième pression ne fait jamais deux factures. La deuxième pression montre celle qui a déjà été faite.
- Les factures sont faites un ordre de travail à la fois, donc Facturé Ce paramètre n'est pas proposé lorsque vous modifiez plusieurs bons de travail en même temps à partir de la liste.
Enregistrer un paiement
- Sur le site Facture tab, click Record de paiement.
- Entrez le code Montant reçu (il commence au solde dû), le Date de réception, comment il a été payé (Vérifier, Virement bancaire (ACH), Virement bancaire, Carte, En espèces ou Autres) et, s ' il y en a un, un Référence tels que le numéro de contrôle.
- Cliquez Record de paiement.
Un paiement partiel affiche la facture comme Partiellement payé Quand il ne reste plus rien à payer, la facture indique le solde dû Payé. Chaque paiement est listé sous Paiements Vous ne pouvez pas enregistrer plus que le solde dû.
Modifier le client ou les détails
- Dans le résumé en haut, cliquez sur la marque d'échange à côté de Client pour classer le bon de travail sous un autre compte, ou pour le retirer d'un compte.
- Cliquez Modifier les détails pour modifier le résumé, la description, le commerce, la priorité ou l'adresse de service.
Ce que vous verrez
La liste des bons de travail affiche le numéro de chaque travail, le client, le technicien, la prochaine visite, l'état et le total, avec un compte pour chaque état en bas. Chaque bon de travail a un numéro, y compris ceux qui ont été soulevés avant que les numéros aient été ajoutés. Cliquez sur un compte d'état pour afficher uniquement ces travaux.