Параметры общего доступа для администраторов

Эти параметры определяют, как все в вашей организации могут использовать документы в качестве ссылок Настройки, то Управление документами, по вопросу Совместное использование Вкладка. Вам нужно Управление политикой общего доступа к документам разрешения на их изменение.

Каждый из них объясняется ниже: что он делает, что означают включен и выключен, и пример.

Разрешить любому, кто имеет ссылку

• Что он делает: позволяет людям делиться документами со ссылками, которые открываются для любого, кто их имеет, без входа в систему.
• Включено (по умолчанию): члены могут выбрать Любой, у кого есть ссылка или Проверенные получатели для каждого документа.
• Отключено: каждая ссылка Проверенные получатели. Читатель должен войти с адреса, на который он был отправлен.
• Пример: фирма, которая всегда посылает только частные файлы клиентов, отключает это, так что никто не может по ошибке отправить заявление по открытой ссылке.

Тип ссылки по умолчанию

• Что он делает: определяет, какой тип ссылки будет выбран для нового документа в редакторе. Участники могут изменить его для каждого документа.
• Проверенные получатели (по умолчанию): безопасный выбор готов идти.
• Любой, у кого есть ссылка: быстрый выбор готов идти.
• Пример: маркетинговая команда, которая в основном посылает брошюры, устанавливает по умолчанию Любой, у кого есть ссылка, чтобы сохранить каждому клик.

Срок по умолчанию

• Что он делает: Этот параметр предварительно выбран в редакторе; пользователи могут изменить его. Есть один для всех ссылок (30 дней для начала) и один для проверенных ссылок (никогда не истекает для начала).
• Выборы: 1 час, 1 день, 7 дней, 30 дней, 90 дней, 1 год или никогда не истекает.
• Пример: установка Anyone links на 7 дней означает, что забытая ссылка на прайс-лист перестанет работать через неделю.

Разрешить никогда не истекает

• Что он делает: позволяет пользователям создавать ссылки Anyone, которые никогда не перестают работать.
• Включено (по умолчанию): Никогда не истекает это один из вариантов.
• Отключено: У всех ссылок должна быть дата окончания действия. Для пользователей см. «Ваша организация требует, чтобы срок действия этих ссылок истек»
• Пример: компания с правилом, что ничего открытого в интернете длится более года, выключает это.

Скажите читателям, что их мнения видны

• Что он делает: показывает короткую строку в нижней части страницы общего документа: "[Ваша организация] может видеть, когда этот документ просматривается."
• Включено (по умолчанию): читателям рассказывается открыто. Рекомендуется.
• Отключено: строка скрытая. Просмотры все равно записываются в любом случае.
• Пример: большинство организаций оставляют это включенным; это создает доверие и является нормой для бизнес-документов.

Разрешить загрузку по умолчанию

• Что он делает: если Разрешить загрузку начинает включаться для новых ссылок. Пользователи могут изменить его для каждого документа.
• Включено (по умолчанию): читатели могут скачать копию.
• Отключено: читатели могут только читать в браузере, если пользователь не включил загрузки.
• Пример: организация, совместно использующая черновики, которые она не хочет копировать, отключает это.

Водяной знак по умолчанию

• Что он делает: печатает адрес электронной почты читателя и время слабо на каждой странице.
• Отключено (по умолчанию): чистые страницы.
• На: каждая страница показывает, для кого она была открыта, что препятствует передаче скриншотов.
• Пример: команда, которая делится конфиденциальной информацией о ценах, включает эту функцию, так что любая утечка копии показывает, от кого она пришла.

Честное примечание: никакая настройка не может остановить кого-то фотографировать их экран. Отключение загрузки и печати, и добавление водяного знака, сделать копирование труднее и отслеживаемым, не невозможно.

Разрешить комментарии извне

• Что он делает: позволяет людям вне вашей организации оставить комментарии, когда документ делится с ними как Комментарий.
• Включено (по умолчанию): внешние читатели могут комментировать.
• Отключено: внешние читатели могут только читать.

Напоминание После

• Что он делает: сколько часов Kamo ждет, прежде чем предложить вам напомнить кому-то, кто не открыл ваш документ ("Не открывался в течение 48 часов. Напомнить им?").
• 48 часов (по умолчанию). Выберите более короткое время для срочной работы, больше для медленно движущихся сделок.

Кто может поделиться снаружи и сделать любой ссылки

Два разрешения, установленные для ролей в настройках безопасности, определяют, кто вообще может предоставлять общий доступ:

• Общий доступ к документам за пределами организации — необходимо поделиться документом с кем-либо вне вашей организации.
• Обмен документами с любым пользователем, имеющим ссылку - необходимо сделать Любой, у кого есть ссылка слева.

Члены, которые могут создавать документы, имеют и то, и другое с самого начала. Уберите их из роли, чтобы ограничить ее проверенными ссылками или только внутри организации.