Поделиться документами по электронной почте

Вместо того, чтобы прикреплять файл, вы можете поместить Kamo документ в вашем электронном письме в качестве ссылка. Люди, которых вы отправляете нажать на ссылку и прочитать документ в их веб-браузере.

Зачем использовать ссылку вместо вложения?

• Без ограничения размера. Провайдеры электронной почты отказываются от больших вложений. Ссылка работает для 500-страничного PDF или длинного видео.
• Вы контролируете ситуацию. Вы выбираете, кто может открыть его и на сколько времени, и вы можете выключить его после отправки.
• Ты знаешь, когда это читают. Kamo сообщает вам, когда документ открыт.

Добавить документ к электронной почте

1. Откройте редактор сообщений: Новая электронная почта в Сообщения, или ответить на электронную почту.
2. Нажмите Вставить документ в панели инструментов композитора.
3. Найдите ваш документ. Вкладки вверху Последние, Мои документы, Совместно со мной, Команда, Материалы и Загрузить Новый. Вы также можете ввести в поле поиска; он ищет имена и то, что находится внутри документов.
4. Нажмите на документ, чтобы выбрать его. Вы можете выбрать несколько документов.
5. Нажмите Вставить.

Документ теперь сидит над вашим сообщением как небольшая плитка под Документы, совместно используемые как ссылки.

Тип: в быстром ответе, используйте + Документация кнопку, чтобы сделать то же самое.

Выбор способа совместного использования каждого документа

На каждой панели есть небольшие кнопки, на которые можно нажать, чтобы изменить способ совместного использования документа:

• Кто может открыть ссылку — Проверенные получатели (только для людей, которым вы отправляете сообщение, после того, как они войдут в систему) или Любой, у кого есть ссылка. См Любой, у кого есть ссылка, и проверенные получатели.
• Кто что может делать — Просмотрщик (прочитай), Комментарий (прочитать и оставить комментарии) или Редактор (изменить его). Просмотрщик является безопасным выбором.
• Ссылка работает для — как долго работает ссылка. См Срок действия ссылки.
• Какая версия — Уровень всегда показывает новейшую версию документа. Снимок продолжает показывать точно то, что вы отправили, даже если документ изменится позже.
• Разрешить загрузку и Разрешить печать — выключите их, если вы хотите, чтобы люди читали его только в браузере.

Вы также можете переключить любую плитку между Поделиться ссылкой и Приложить копию, если вы предпочитаете отправить сам файл.

Отправить

1. Нажмите Отправить.
2. Kamo показывает Проверка доступа если что-то требует вашего внимания, например, люди, которым будет предоставлен доступ в первый раз. См Проверка доступа.
3. Ваша электронная почта выходит с аккуратной картой для каждого документа. Каждая карта имеет имя документа и Открыть кнопка.

Ничего не делится, пока вы не нажмете Отправить. Если электронное письмо не удалось отправить, или вы используете Отменить, связи снова отключаются.

Большие файлы и объекты перемещения

Вы можете перетаскивать файлы с вашего компьютера прямо в редактор. Пока вы перетаскиваете, область разделяется на отдельные цели:

• Прикрепить — вставляет файл в электронное письмо. Если файл слишком большой для вашего почтового ящика, эта цель будет затемнена и сообщит вам, почему.
• Kamo Документы — сохраняет файл в Мои документы и отправляет его как ссылку. Без ограничения размера.
• Google Drive или OneDrive — загружает его в вашу учетную запись Google или Microsoft и отправляет ссылку. Вы видите их только в том случае, если ваша организация настроила их. См Google Drive и OneDrive в Kamo.

Отбросьте файл на тот, который вы хотите.

Если вы используете скрепку и выбираете файл, который слишком большой для вложения, Kamo спросит, что делать вместо этого, и предложит те же варианты, что и кнопки.

Повседневный пример

Сотрудник по кредитованию должен отправить заемщику пакет закрытия размером 40 МБ. Приложение этого пакета приведет к отказу Вставить документ, выбирает пакет из Мои документы, оставляет его на Проверенные получатели на 30 дней, и отправляет. Заемщик нажимает Открыть, входит в систему и читает его. Кредитный агент получает уведомление, когда он открывается.