Paramètres de partage pour les administrateurs

Ces paramètres déterminent la manière dont tous les membres de votre organisation partagent les documents sous forme de liens Paramètres, puis Gestion des documents, sur le Partage Vous avez besoin de l'onglet Gérer la stratégie de partage de documents Permission de les modifier.

Chacune est expliquée ci-dessous : ce qu'elle fait, ce que signifient on et off, et un exemple.

Autoriser toute personne disposant du lien

• Ce qu'il fait: SharePoint permet aux utilisateurs de partager des documents avec des liens qui s'ouvrent pour toute personne qui les possède, sans se connecter.
• Activé (par défaut): Les membres peuvent choisir Toute personne possédant le lien ou Récipiendaires vérifiés Pour chaque doc.
• Désactivé: Chaque lien est Récipiendaires vérifiés. Le lecteur doit se connecter avec l'adresse à laquelle il a été envoyé.
• Exemple : Une entreprise qui n'envoie que des fichiers clients privés désactive cette option, de sorte que personne ne peut envoyer un relevé sur un lien ouvert par erreur.

Type de lien par défaut

• Ce qu'il fait: Détermine le type de lien choisi pour un nouveau document dans le composeur, mais les membres peuvent toujours le modifier pour chaque document.
• Destinataires vérifiés (par défaut): Le choix sûr est prêt à partir.
• Toute personne avec le lien: Le choix rapide est prêt à partir.
• Exemple : Une équipe marketing qui envoie principalement des brochures définit la valeur par défaut sur Toute personne disposant du lien pour économiser un clic à tout le monde.

Expiration par défaut

• Ce qu'il fait: Il est pré-sélectionné dans le compositeur; les membres peuvent toujours le modifier. Il y en a un pour les liens Tout le monde (30 jours pour commencer) et un pour les liens Vérifiés (n'expire jamais pour commencer).
• Choices: 1 heure, 1 jour, 7 jours, 30 jours, 90 jours, 1 an ou jamais expire.
• Exemple : Si vous définissez les liens de n'importe qui sur 7 jours, cela signifie qu'un lien oublié vers une liste de prix cesse de fonctionner après une semaine.

Ne jamais expirer

• Ce qu'il fait: Permet aux membres de créer des liens Anyone qui ne cessent jamais de fonctionner.
• Activé (par défaut): N'expire jamais C'est l'un des choix.
• Désactivé: Pour les membres, voir « Votre organisation exige que ces liens expirent. »
• Exemple : Une entreprise avec une règle selon laquelle rien d'ouverte sur internet ne dure plus d'un an désactive ce paramètre.

Dites aux lecteurs que leurs opinions sont vues

• Ce qu'il fait: Affiche une courte ligne au bas de la page de document partagé: "[Votre organisation] peut voir quand ce document est consulté."
• Activé (par défaut): Les lecteurs sont informés ouvertement. Recommandé.
• Désactivé: La ligne est masquée. Les vues sont toujours enregistrées dans les deux cas.
• Exemple : La plupart des organisations laissent cela allumé; cela instaure la confiance et c'est la norme pour les documents d'affaires.

Autoriser le téléchargement par défaut

• Ce qu'il fait: si Autoriser le téléchargement Les membres peuvent toujours le modifier pour chaque document, mais ils ne peuvent pas modifier les liens.
• Activé (par défaut): Les lecteurs peuvent télécharger une copie.
• Désactivé: Les lecteurs ne peuvent lire que dans le navigateur, à moins que le membre n'active les téléchargements.
• Exemple : Une organisation qui partage des brouillons qu'elle ne veut pas copier désactive cette option.

Filigrane par défaut

• Ce qu'il fait: Imprime l'adresse e-mail du lecteur et l'heure faiblement à travers chaque page.
• Désactivé (par défaut): Nettoyer les pages.
• On: Chaque page montre pour qui elle a été ouverte, ce qui décourage la transmission de captures d'écran.
• Exemple : Une équipe partageant des prix confidentiels active cette option afin que toute copie divulguée montre de qui elle provient.

Une note honnête: Désactiver le téléchargement et l'impression, et ajouter un filigrane, rend la copie plus difficile et traçable, mais pas impossible.

Autoriser les commentaires de l'extérieur

• Ce qu'il fait: permet aux personnes extérieures à votre organisation de laisser des commentaires lorsqu'un document est partagé avec elles en tant que Commenter.
• Activé (par défaut): Les lecteurs extérieurs peuvent commenter.
• Désactivé: Les lecteurs extérieurs ne peuvent que lire.

Rappel après

• Ce qu'il fait: combien d'heures Kamo attend avant de vous suggérer de rappeler à quelqu'un qui n'a pas ouvert votre document ("Pas ouvert depuis 48 heures.
• 48 heures (par défaut). Choisissez un délai plus court pour les travaux urgents, plus long pour les affaires qui se déroulent lentement.

Qui peut partager à l'extérieur et faire n'importe qui des liens

Deux autorisations, définies sur les rôles sous les paramètres de sécurité, décident qui peut partager:

• Partager des documents à l'extérieur de l'organisation Vous avez besoin de partager un document avec toute personne extérieure à votre organisation.
• Partagez des documents avec n'importe qui disposant du lien — nécessaire pour faire Toute personne possédant le lien à gauche.

Les membres qui peuvent créer des documents disposent des deux fonctionnalités dès le départ, mais vous pouvez les retirer d’un rôle pour le limiter aux liens vérifiés ou à l’intérieur de votre organisation uniquement.