Configuración de uso compartido para administradores

Esta configuración determina cómo todos los miembros de la organización comparten los documentos como vínculos Configuración, entonces Gestión de documentos, sobre el Sharing Necesita la pestaña Administrar la política de uso compartido de documentos Permiso para cambiarlos.

A continuación se explica cada uno: qué hace, qué significa encendido y apagado, y un ejemplo.

Permitir a cualquiera con el enlace

• Lo que hace: Permite a las personas compartir documentos con enlaces que se abren para cualquiera que los tenga, sin necesidad de iniciar sesión.
• Activado (por defecto): Los miembros pueden elegir Cualquiera con el enlace o Destinatarios verificados para cada doc.
• Desactivado: Cada enlace es Destinatarios verificados. El lector debe iniciar sesión con la dirección a la que se envió.
• Ejemplo: Una empresa que solo envía archivos de clientes privados desactiva esto, por lo que nadie puede enviar una declaración en un enlace abierto por error.

Tipo de enlace predeterminado

• Lo que hace: El tipo de enlace se elige para un nuevo documento en el compositor, pero los miembros pueden cambiarlo para cada documento.
• Destinatarios verificados (predeterminado): La opción segura está lista para ir.
• Cualquier persona con el enlace: La elección rápida está lista para ir.
• Ejemplo: Un equipo de marketing que envía principalmente folletos establece el valor predeterminado en Cualquier persona con el enlace para ahorrar a todos un clic.

Caducidad por defecto

• Lo que hace: Hay una opción para los enlaces de Cualquiera (30 días para empezar) y otra para los enlaces Verificados (que nunca caducan para empezar), y una opción para los enlaces Verificados (que nunca caducan para empezar) y una opción para los enlaces Verificados (que nunca caducan para empezar).
• Opciones: 1 hora, 1 día, 7 días, 30 días, 90 días, 1 año o nunca caduca.
• Ejemplo: El ajuste de los enlaces de cualquiera a 7 días significa que un enlace olvidado a una lista de precios deja de funcionar después de una semana.

Permitir Nunca caduca

• Lo que hace: Permite a los miembros crear enlaces de Anyone que nunca dejan de funcionar.
• Activado (por defecto): Nunca caduca Es una de las opciones.
• Desactivado: Los vínculos deben tener una fecha de vencimiento. Los miembros deben consultar "Su organización requiere que estos vínculos caducen"
• Ejemplo: Una empresa con una regla de que nada abierto en Internet dura más de un año desactiva esto.

Dígales a los lectores que sus opiniones son vistas

• Lo que hace: Muestra una línea corta en la parte inferior de la página del documento compartido: "[Su organización] puede ver cuándo se ve este documento."
• Activado (por defecto): A los lectores se les cuenta abiertamente. Recomendado.
• Desactivado: La línea está oculta. Las vistas se siguen registrando de cualquier manera.
• Ejemplo: La mayoría de las organizaciones dejan esto activado; crea confianza y es la norma para los documentos de negocios.

Permitir descarga por defecto

• Lo que hace: si Permitir la descarga Los miembros todavía pueden cambiarlo para cada documento, pero no para todos los documentos.
• Activado (por defecto): Los lectores pueden descargar una copia.
• Desactivado: Los lectores solo pueden leer en el navegador a menos que el miembro active las descargas.
• Ejemplo: Una organización que comparte borradores que no quiere que se copien desactiva esta opción.

Marca de agua por defecto

• Lo que hace: Imprime la dirección de correo electrónico del lector y la hora débilmente en cada página.
• Desactivado (por defecto): Limpiar las páginas.
• On: Cada página muestra para quién se abrió, lo que desalienta la transferencia de capturas de pantalla.
• Ejemplo: Un equipo que comparte precios confidenciales activa esto para que cualquier copia filtrada muestre de quién proviene.

Una nota honesta: Desactivar la descarga y la impresión, y añadir una marca de agua, hace que la copia sea más difícil y rastreable, no imposible.

Permitir comentarios desde el exterior

• Lo que hace: Permite que las personas ajenas a la organización dejen comentarios cuando se comparte un documento con ellas como Comentarios.
• Activado (por defecto): Solo los lectores registrados pueden comentar.
• Desactivado: Los lectores externos solo pueden leer.

Recordatorio después de

• Lo que hace: ¿Cuántas horas espera Kamo antes de sugerirte que le recuerdes a alguien que no ha abierto tu documento ("No se ha abierto en 48 horas, ¿recuérdaselo?").
• 48 horas (predeterminado). Elige un tiempo más corto para trabajos urgentes, más largo para negocios que se mueven lentamente.

Quién puede compartir fuera y hacer cualquiera enlaces

Dos permisos, establecidos en los roles en la configuración de seguridad, deciden quién puede compartir:

• Compartir documentos fuera de la organización — necesita compartir un documento con cualquier persona fuera de su organización.
• Compartir documentos con cualquier persona que tenga el enlace — necesitado de hacer Cualquiera con el enlace A la izquierda.

Los miembros que pueden crear documentos tienen ambos derechos desde el principio, pero puedes quitarlos de un rol para limitarlos a enlaces verificados o solo dentro de tu organización.