Configurações de compartilhamento para administradores

Essas configurações determinam como todos na sua organização compartilham documentos como links Configurações, então Gestão de documentos, sobre o Partilha Você precisa da guia Gerenciar política de compartilhamento de documentos permissão para alterá-los.

Cada um é explicado abaixo: o que ele faz, o que ligado e desligado significam, e um exemplo.

Permitir a qualquer pessoa com o link

• O que ele faz: permite que as pessoas compartilhem documentos com links que abrem para qualquer pessoa que os tenha, sem fazer login.
• Ativado (padrão): Os membros podem escolher Qualquer um com o link ou Destinatários verificados para cada doc.
• Desligado: cada link é Destinatários verificados. O leitor deve fazer login com o endereço para o qual foi enviado.
• Exemplo: uma empresa que só envia arquivos de clientes privados desliga isso, para que ninguém possa enviar uma declaração em um link aberto por engano.

Tipo de link padrão

• O que ele faz: decide que tipo de link é escolhido para um novo documento no compositor, mas os membros ainda podem alterá-lo para cada documento.
• Destinatários verificados (padrão): a escolha segura está pronta para ir.
• Qualquer um com o link: a escolha rápida está pronta para ir.
• Exemplo: uma equipe de marketing que envia principalmente folhetos define o padrão para Qualquer um com o link para economizar um clique para todos.

Expiração padrão

• O que ele faz: Há uma opção para links Qualquer um (30 dias para começar) e outra para links Verificados (nunca expira para começar), que permite que você defina o tempo que um novo link funcionará antes de parar por conta própria.
• Escolhas: 1 hora, 1 dia, 7 dias, 30 dias, 90 dias, 1 ano ou nunca expira.
• Exemplo: A configuração de links de qualquer pessoa para 7 dias significa que um link esquecido para uma lista de preços deixa de funcionar após uma semana.

Permitir Nunca expira

• O que ele faz: permite aos membros criar links Anyone que nunca param de funcionar.
• Ativado (padrão): Nunca expira é uma das escolhas.
• Desligado: Os links devem ter uma data de término. Os membros veem "Sua organização exige que esses links expirem"
• Exemplo: uma empresa com uma regra de que nada aberto na internet dura mais de um ano desliga isso.

Diga aos leitores que suas opiniões são vistas

• O que ele faz: mostra uma linha curta na parte inferior da página do documento compartilhado: "[Sua organização] pode ver quando este documento é visualizado."
• Ativado (padrão): os leitores são contados abertamente. Recomendado.
• Desligado: a linha está oculta. As visualizações ainda são gravadas de qualquer maneira.
• Exemplo: a maioria das organizações deixa isso ligado; isso cria confiança e é a norma para documentos de negócios.

Permitir download por padrão

• O que ele faz: se Permitir o download Os membros ainda podem alterá-lo para cada documento.Os membros ainda podem alterá-lo para cada documento.
• Ativado (padrão): os leitores podem baixar uma cópia.
• Desligado: Os leitores só podem ler no navegador, a menos que o membro ative os downloads.
• Exemplo: uma organização que compartilha rascunhos que não quer que sejam copiados desativa isso.

Marca d'água por padrão

• O que ele faz: imprime o endereço de e-mail do leitor e a hora ligeiramente em cada página.
• Desligado (padrão): limpar as páginas.
• On: cada página mostra quem a abriu, o que desencoraja a transmissão de capturas de tela.
• Exemplo: uma equipe que compartilha preços confidenciais ativa isso para que qualquer cópia vazada mostre de quem ela veio.

Nota honesta: Desativar o download e a impressão, e adicionar uma marca d'água, tornam a cópia mais difícil e rastreável, não impossível.

Permitir comentários de fora

• O que ele faz: permite que pessoas de fora da sua organização deixem comentários quando um documento é compartilhado com elas como Comentar.
• Ativado (padrão): Os leitores externos podem comentar.
• Desligado: leitores externos só podem ler.

Lembrete após

• O que ele faz: quantas horas Kamo aguarda antes de sugerir que você lembre alguém que não abriu seu documento ("Não abriu em 48 horas.
• 48 horas (padrão). Escolha um tempo mais curto para trabalho urgente, mais tempo para negócios lentos.

Quem pode compartilhar fora e fazer qualquer um Links

Duas permissões, definidas em funções em configurações de segurança, decidem quem pode compartilhar:

• Compartilhar documentos fora da organização Você precisa compartilhar um documento com alguém de fora da sua organização.
• Compartilhe documentos com qualquer pessoa com o link — necessário para fazer Qualquer um com o link à esquerda.

Os membros que podem criar documentos têm ambos os direitos desde o início.Retire-os de uma função para limitá-la a links verificados ou apenas dentro da sua organização.